仕事でのコミュニケーションがうまくいかない。いつもみんな楽しそうに仕事をしているけど、自分はなんか孤独な気がする。
今回は、仕事上のコミュニケーションをうまくいかせる小技を紹介します。小技なので、こそっとできます。あまり人に気づかれず自然にできます。
私は特許事務所で特許技術者として働いています。特許事務所は、社員同士のコミュニケーションは比較的少ないですが、それでもあります。
私もいつも気を付けている、すぐできる小技3つ紹介します。ちょっとのことで効果がある。できるようになったらあなたの仕事も順調に進むようになりますよ。
仕事上のコミュニケーションをうまくいかせるための小技
仕事をしていると、社外の仕事相手（顧客、クライアント、営業先など）や、社内の仕事相手（同僚や別の部門の社員、上司、部下）などとコミュニケーションをする機会が多くあります。
コミュニケーションをうまくとれると仕事上の成果につながるし、なにより、仕事をしていて楽しい。
反対に、コミュニケーションがヘタだと、仕事そのものが良くできても、仕事が楽しくないという気持ちにもなってしまいますよね。
コミュニケーションが下手だと仕事できないと思われる
仕事の中身はちゃんと理解してうまく進めることができるのに、コミュニケーションが下手だと、仕事内容もちゃんとわかっていないんじゃないかと思われることがあります。
人の評価って、頭の中身の全部で判断されるわけではなくて、説明や会話の仕方のような見える部分で判断されるので、コミュニケーションが下手だと、良くない評価になるのはしょうがいないともいえる。
反対に、仕事の中身の理解度はいまいちだけど、ひとと上手にコミュニケーションして成果を出していく人もいます。成果がでないひとから見ると、釈然としない感じがしますよね。
そこで、コミュニケーション上手になる小技を紹介します。仕事をちゃんとできるひとが、コミュニケーションが少し上手になれば、いちばん強い。
コミュニケーション上手になる小技
ここではコミュニケーションがうまくない人向けに、コミュニケーションをうまくいかせる小技を3つ紹介します。
本「99％の人がしていないたった1％の仕事のコツ
- コミュニケーションのコツ「名前を覚える」
- 時間のコツ「すぐやる」
- チームワークのコツ「感謝に理由を添える」
コミュニケーションのコツ「名前を覚える」
仕事でひとに話しかけるとき、そのひとの名前を覚えておいて、名前を呼びながらコミュニケーションをとるのをおすすめ。親近感がわいて、仕事をしやすくなるから。
仕事で質問をしたり、連絡をしたり、報告をしたりするのにひとと話をします。そのとき、そのひとの名前をよばなくても、話はできてしまうと思います。特に2人で会話しているときには、相手の名前を言わなくてもコミュニケーションはとれてしまう。
書類を渡すだけ、書類を受け取るだけの場合、単に「おねがいします」「すみません」「ありがとう」といえば、用は済んでしまうと思います。
でもそこで、相手の名前を言ってコミュニケーションをとるとちょっといい感じがします。お互いに親近感がわくから。
名前を覚えて使うと親近感がわいて仕事しやすくなって→ミスが減る
相手の名前を言って「○○さん、ありがとう」、「○○さん、ちょっと質問があるんですけど」という感じでコミュニケーションを図る。
あまり強調しすぎると、何か特別な用事があるのかなと思われてへんな感じになるかもしれないので、軽めで。できれば挨拶にも応用するといいですね。「○○さん、おはようございます！」不自然にならない感じでやってみましょう。
こういうふうにコミュニケーションをとると親近感がわく。好感がもたれる。話しかけやすい雰囲気を作ることができると思います。これにより、仕事のやりにくさがなくなる効果があると思います。
私がよく思っていることですが、仕事上の失敗って、コミュニケーション不足から起きることが多いと思います。そしてコミュニケーション不足になる原因は、「話しかけにくい雰囲気」が根本にあると思う。
だから、「話しかけやすい雰囲気」を作れれば仕事のミスが減って成果につながる効果がでる。
時間のコツ「すぐやる」
１つの仕事に付随する仕事をいつするか、すぐやるのがおすすめ。
例えば、メールや電話での問い合わせに対してしなければいかないアクション。会議の後に書かないといけない議事録。こういう付随的な仕事は「すぐやる」のがおすすめです。
すぐやれば数分でおわることであっても、時間がたつと何倍も時間がかかることがあります。あと、細かい部分を忘れてしまうことがあります。
こういう付随的な仕事、メインの仕事と連続してやってしまう。細かい部分もしっかり覚えているうちに処理して最初のアウトプットをしてしまうのがいいです。
思考が途切れてしまうと、また思い出すまでに時間がかかるし、精度も落ちる。もし完全に忘れてしまったらいくら時間があってもでてこない。
すぐやると、相手の信頼を得て仕事がうまくいく
あと、自分がすぐにアクションをすると、アウトプットする相手にとっても大きなメリットになります。
しかも、すぐ仕事をアウトプットしてくれる人だと思われると、相手から信頼を得ることにつながります。
仕事相手からの信頼って、一朝一夕に得ることができるようなものではないので、こうやって信頼を積み重ねていきましょう。
信頼を得ることができれば仕事がより一層うまくいって成果につながります。
チームワークのコツ「感謝に理由を添える」
仕事でひとから助けられたときに感謝をする。感謝を伝えるときに、単に「ありがとう」というだけでなく、「的確な○○をしてくれてありがとう。」というようにして感謝に理由を添えるのをおすすめ。
単に「ありがとう」だけでも感謝の気持ちくらいは伝わると思う。でも、これだと、何に感謝したのかうまく伝わらない。言われた方は、うれしいと思うくらいかな。
ここで、「○○をしてくれてありがとう。」というように、何に感謝をしているのかを具体的に伝えると、相手は、何がよいと思われたのかがよくわかる。うれしいだけではなくて、次の行動に移せるメリットがあります。
感謝のポイントを伝えると、自分が助かるチームを作れる
感謝のポイントを伝えて、相手が、何が良いと思われたのかがわかると、そのことをまたしてくれたり、工夫してくれたりする。
ひとに仕事をしてもらいたいとき、仕事の指示をするのが１つのやり方です。他のやり方として、感謝によって、ひとがそのことをしたくなる。そんな効果につながります。
しかもこれはポジティブな気持ちに基づくモチベーションになるので苦痛やストレスに感じることもない。とても良いやり方です。
ひとに気持ちよく仕事をしてもらって、自分の成果につなげましょう。
まとめ
以上、仕事上のコミュニケーションをうまくいかせるすぐできる小技3つを紹介しました。
どれも今日から、明日からできるものです。まず、やってみましょう。
いきなり完全にやろうとするのも変なので、ちょっとずつ、自然にやる。もし今回できなかったら、次回にやればＯＫです。それくらいの感じでＯＫです。
効果はすぐには見えないかもしれませんが、１週間、１か月と進むうちにちょっとずついい感じになるとよいと思って続きましょう
今日のみどころ
コミュニケーションって、一発すごいホームランを打つというより、毎日ヒットを打つような感じで続けていくものだと思います。
気楽に続けていきましょう。
本文中で紹介した本のリンクはっておきます。ご参考に。
