【コラム】研究内容や技術をわかりやすく技術を説明するコツ/技術を説明する技術

研究内容や技術をわかりやすく技術を説明するコツ/技術を説明する技術

 私は以前、携帯電話やWi-fiなどの通信機器メーカで研究開発職をしていました。初期の数年間は研究内容をうまく説明することができませんでした。そんな私が、技術のポイントをおさえて説明できるようになった経験に基づいて、研究内容や技術をわかりやすく技術を説明するコツ、「技術を説明する技術」を紹介します。

 技術者や研究者がおちいりがちなポイントです。技術者、研究者、技術者や研究者と話をする機会がある方に参考になる情報です。考え方の方向性を少し変えるだけで効果があります。

 

初期の数年間はうまく説明できなかった

 私が所属していた通信機器メーカが、それまでなかった研究開発部門を新たに立ち上げたとき、私もそこに移りました。その部門には、それまでソフトウェア開発やハードウェア開発をしていた人、技術営業をしていた人、製品の検査をしていた人などが集まりました。それぞれの分野の経験や知識を持っていましたが、研究の経験がない人ばかりでした。

 新しく立ち上がった研究開発部門では、みんなが未熟でした。新しい技術をどのように検討し、どのような成果をどこにアウトプットすればよいのか、中心になってリードする人がいなくて試行錯誤ばかりしていました。私もそのうちの1人で、ソフトウェア開発の経験が少しと、製品の検査の経験がある程度でした。

 上司に自分のアイデアを説明することが必要になったとき、自己流で説明してもなかなか理解してもらえませんでした。

 おそらく、上司も研究部門での経験がなかったので、私のような未熟な研究者からどのようにアイデアを引き出すのかがわかっていなかったのでしょう。そんな説明ではわからない、というばかりでした。

わからないと言われるたびに、より正確に、より細かく

 私は、研究内容をうまく説明することができませんでした。自分の説明が相手にわからないと言われるたびに、より正確に、より細かく、技術の説明をしようとしました。具体例を出したり、少し違うものに例えて分かってもらおうと工夫しました。

 でも、そのパターンに陥るとなかなか分かってもらえない。お互いに感情的になり、論理的な話ができなくなる。いつも同じパターンになり、そのうち時間がなくなって終了、ということが続きました。

 経験豊富な上司なら、私のような未熟な技術者を上手にリードすることができたのかもしれません。しかし、上司もそれほど経験がないため、そんな説明ではわからないというばかり。手本となる人もいない、リードしてくれる人もいない、そんな状況が続きました。

5分で成果をプレゼンする発表会で「伝えられない」経験

 そんな折、半期(6ヶ月)ごとの成果をプレゼンする会「成果発表会」が開催されるようになりました。1人に与えられた発表時間は「5分」でした。5分で6ヶ月分の研究の成果をプレゼンするということが必要になりました。全員のプレゼンが終わった後に、その成果そのものに加えて、発表の上手さも加味して、投票で優秀賞が決められます。

 最初の数回、私は、学会発表のときのプレゼンのように、実験条件や技術の詳細なメカニズムなどを説明しました。5分という時間の短さを考慮して、前提部分などの情報をできるだけカットして、技術の内容をわかりやすく説明することを目指しました。

 しかし、6ヶ月分の技術的な成果を5分という短い時間に凝縮することはかなり難しいです。また、前提なしにいきなり本題に入るような形になるので、聞き手が話についてこれなくなります。すると、5分の制限時間をオーバーし、しかも聞き手にうまく伝わらないという、どうしようもない状況に陥りました。

課題と解決後の姿をわかりやすく伝える

 いろいろ考えたあげく、このようなことに思い至りました。

 技術的な成果を5分で正確に伝えるのは現実的には無理ではないか。伝わらないのでれば、がんばって説明する必要はないのではないか。その代わり、その研究がなぜ必要か、とか、どう役に立つのかをわかりやすく説明すればいいのではないかということです。これなら5分あれば、5分なりの説明ができるでしょう。

 具体的に言えば、技術的な成果、例えば実験の条件や、グラフを用いた技術的成果の説明などは、複雑すぎて5分では伝えられません。かといって結論だけ言ってもあまり意味がありません。

 その代わりに、わかりやすい言葉で、解決しようとする課題、その研究がなぜ必要とされるのか、その研究の結果、解決後の姿、会社にとっての意義などをわかりやすく説明すればいいのではないかということです。

 これが1つの正解だったのです。

 このやり方でいけば、6ヶ月分の成果を5分以内に余裕をもって説明できます。ゆっくりしゃべる余裕もでるので、聞き手も聞きやすいでしょう。5分以内に伝えられるレベルの内容に絞って、それを丁寧に説明するのです。

聞き手にとっては技術の「外見」が大事

 結局、聞き手にとっては、技術の詳細な説明や効果、つまり技術の「中身」はあまり重要ではないということです。「中身」は、研究者本人にとっては重要なのですが、聞き手は当事者ではないからです。

 それよりも、聞き手にとっては、その技術がどうして必要なのか、とか、外部にどんな効果があるか、つまり技術を外から見た「外見」なのです。

中身ではなく外見へ

 最初の数回の発表会でうまく説明できなかったとき、私は、わからないと言われるたびに、どんどん技術の中身の細かい部分にフォーカスしていっていました。聞き手からすると、どんどん興味のない方向へ突き進んでいくように見えるでしょう。これではダメということです。

 新しいやり方は、反対に、中身に入り込むではなく、技術のスタートとゴールにフォーカスし、中身はブラックボックスとしておくような感じにします。分からないと言われたら、遠くから引いて見るように説明します。

 このように考え方の方向性を少し変えるのが、わかってもらえるコツの1つです。大学や会社などの組織では、研究の目的や成果を上司にわかりやすく説明することが求められます。そのためには、技術の「外見」をうまくまとめた説明が好まれます。

 技術をうまく説明できないと、研究成果をうまくアウトプットできないことになり、使ってもらえません。技術者のアウトプットは、技術を世に出す大事な第一歩です。うまくアウトプットして、世の中で使われる道への第一歩を踏み出しましょう。(*1)


*1 世の中で使う機会が得られなかった技術は、企業の内部にうずもれる、いわゆる埋没技術になってしまいます。特許をとっても、「使えない特許」になってしまうのは得策ではありません。

今日のみどころ

 わかりやすく技術を説明するには、技術の中身より、課題や成果のような「外見」の説明が好まれます。

 短い時間で上手に技術の要点をアウトプットできるようにしておくと、研究の道も開けていきますよ。例えば、5分で研究内容や技術を説明できるように考えてみましょう。説明上手になって、技術を上手にアウトプットして世の中に出していきましょう。

 この記事で紹介した上司の考え方は、私が実際にこの書籍を読んで検討した結果です。上司との関係で悩んだり、違和感を感じている人は読んでみることをお勧めします。



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