【コラム】誤字脱字チェックのコツと誤字脱字の指摘を受けたときの心構え

 誤字脱字が多い人、少ない人いろいろいます。オフィスで働いている人の多くは、パソコンを使って書面を作成することがあると思います。

 誤字脱字が多いと、文書の体裁が良くないと思われるだけでなく、その文書の内容にも問題があるのではないかと疑われるかもしれません。場合によっては、その人自身の仕事に対する姿勢が良くないと思われたり、仕事内容の理解が足りないと思われたりするかもしれません。

 だから悩みますよね。そんなふうに思われたくないから。

 この記事では、誤字脱字チェックのコツと、誤字脱字の指摘を受けたときの心構えを紹介します。

 私は特許の書面を作成する仕事をしています。誤字脱字をなるべく減らす工夫をしながら、クライアントからの誤字脱字の指摘に上手に対応する方法を日々模索して、この考えに至りました。

 これができるようになると、仕事が楽になりますよ。

誤字脱字チェックには3つのコツがある

 私は特許事務所で特許の書面を作成する仕事をしています。書面を作成するのが主な仕事なので、その書面に誤字脱字があると、仕事の成果そのものに傷があると思われる可能性があるので、なるべく減らす必要に迫られています。

 私の経験上、誤字脱字チェックには以下の3つのコツがあります。

  • 最後までやる
  • ほどよい力をかけてやる
  • 別の環境や別の時間でやる

 このコツを意識しながら淡々と進めると、誤字脱字の少ない書面を作成することができます。

 そのコツについて以下で解説します。そのあと、誤字脱字を指摘された場合に備えた心構えも紹介します。

誤字脱字チェックのコツ1. 最後までやる

 誤字脱字チェックでよくあるのは、最初の数ページだけやっておわってしまうケース。誤字脱字チェックの途中で心が折れてしまうんですよね。

 例えば10ページの書面のうち3ページくらいで力尽きてしまう。そうすると、そのあとのページには誤字脱字が残ったままになってしまいます。

 読み手は、最初のうちは好印象をもつかもしれませんが、徐々に印象が悪くなっていくかも。

 文書の最後まで誤字脱字チェックをするには、次のコツ2が役立ちます。

誤字脱字チェックのコツ2. ほどよい力をかけてやる

 誤字脱字チェックに集中して力を注ぎすぎると、集中力が切れて力が入らなくなった後がこわい。

 そこで、文書の最後まで続けるには、あまり力をかけすぎず、ほどよい力をかけながら進めるのがよいです。

 うまいやり方は人それぞれですが、例えば、文書の内容にあまり踏み込まずに字面(じづら)だけを追って行くような感じでもよいかもしれません。

 ときには斜め読みみたいにしながら、ざーっと最後まで流すようにすれば、上記のコツ1と両立します。

誤字脱字チェックのコツ3. 別の環境や別の時間でやる

 そして、最後のポイントは、作成した文書を別の環境や別の時間にチェックすること。これによって、文書を客観的な目で確認することです

 通常は自分のパソコンで文書作成しているなら、そのパソコンとは違うパソコンで表示させて確認する、紙に印刷して確認する、など方法がとれます。自分の席とは異なる場所で確認するのも1つのやり方です。このようにして、別の環境で確認します。

 また、文書作成後、翌日または数日後にチェックする、などの方法で別の時間で確認するのもよいです。

 協力してくれる人がいるなら、その人に誤字脱字チェックを頼むのも効果が大きいと思います。

誤字脱字のチェックに近道は、ある/ヒューマンエラーは機械処理で解決

 実際のところ、このような誤字脱字のチェックは、人間がやるのももちろんよいのですが、ある程度、機械の目を利用するのも有効であり、これば近道です。

 決まったルールに基づいて仕事をするのは、人間より機械の方が得意ですから。

 私は、自分で作ったチェックルールに基づいた誤字脱字チェックをパソコン上で行う方法を考案して、実際に仕事で利用しています。自分がよくやってしまいがちな誤字脱字を短時間で発見してくれるので重宝しています。

 以下の記事で紹介していますので、こちらも確認してください。私はこのツールを使って、いつも誤字脱字を一定レベル以下に抑えることができています。これは、明らかに、ストレスの軽減、仕事上のリスクの低下に役立っています。
 

誤字脱字を指摘された場合の心構 上手な対応は

 このような誤字脱字チェックによって誤字脱字を減らすことができますが、それでもなかなかゼロにはならないものです。

 誤字脱字を含んだ文書が相手に渡り、相手が誤字脱字に気づくと指摘がきます。この指摘にどう対応するか、どういう気持ちで対応するかも結構重要です。あまり気にしすぎると自分のストレスになってしまうし、他人に変な印象をあたえるのもさけたいところ。

受け止めて誠実に対応する 重すぎず

 このような指摘は真摯に受け止め、誠実に対応しましょう。といっても、謝る気持ちと修正する旨を軽めに伝えるのがよいと私は思います。「すみません、修正いたします。」みたいな感じで十分だとおもいます。

 「ご指摘ありがとうございます。」のように感謝をいれてもよいですが、あまりわざとらしくならない程度にとどめる。

 実際にそのようにして大きな問題になっていないし、自分が指摘する立場だったら相手にそうしてほしいからです。

 明白な誤字脱字って、仮にそのままになってもそれほど大きな問題にならないことが多いと思います。人間は誤字脱字をするという大前提の上でいろいろな制度ができているからです。

 誤字脱字の指摘を重く受け止めて、ひとつひとつに「大変申し訳ありません」「大変勉強になりました」と答えている人を見たことがあるのですが、ちょっと違和感があります。重すぎるのではと。

 あまり大げさにすると、相手に変な印象を与えてしまって反感を買う可能性もあります。重く受け止めているポーズをしているのかもしれませんが、ポーズをしているのが相手に伝わってしまうとまたよくないですし。

 こういう話は、小さいうちに、話がこじれないうちに片づけておくのがよいですね。

 私は、誤字脱字の指摘に上手に対応する方法を日々模索してこのような考えに至りました。私のおすすめの形がこれです。

今日のみどころ

 誤字脱字を減らすためのコツ、それでもなくならない誤字脱字の指摘を受けた時の心構えについての考えを紹介しました。

 誤字脱字を減らす努力をしつつ、もししてしまったときには真摯に受け止めて誠実に、ただし軽めに、対応しましょう。

 仕事でのストレスの軽減、リスクの低下につながり、仕事が楽になりますよ。